Come calcolare il Budget del Viaggio

Valutare e gestire il budget di spesa di un viaggio può essere una sfida, ma l’uso di un foglio di calcolo può rendere il processo molto più semplice e chiaro.
Con questa guida pratica voglio darti qualche suggerimento, che deriva dalla mia esperienza di anni di viaggi e di preventivi.

1. Prepara la Struttura del Foglio di Calcolo

Inizia creando un nuovo foglio di calcolo strutturato su più sezioni:

2. Inserisci le Spese Preventive

Per ciascuna delle sezioni indicate al punto precedente vai ad inserire le varie voci di spesa. Le puoi preventivare andando a fare delle prove di acquisto sui siti dedicati.

• Trasporti
  • VOLI: se per i tuoi spostamenti prevedi l’utilizzo di un volo puoi cercare il migliore dei vettori che serve la tratta di tuoi interesse sul sito Skyscanner. Il mio consiglio è quello di acquistare i biglietti aerei direttamente sul sito della compagnia anche a fronte di una spesa maggiorata, perché questo ti garantisce maggior affidabilità in caso di problemi con i voli.
  • SHUTTLE Aeroportuali: generalmente quando arrivi alla tua destinazione in aereo hai la necessità di trasferirti dall’aeroporto al centro e questo comporterà un costo di trasporto. Il mio consiglio è quello di visitare il sito dell’aeroporto per valutare la migliore opzione di Transfer adatta alle tue esigenze.
  • NOLEGGIO AUTO: Se stai ipotizzando di noleggiare un auto per il tuo viaggio puoi cercare la migliore delle soluzioni sui motori di ricerca multi-compagnia come ad esempio Rental Car (il portale di Booking dedicato al noleggio auto) oppure sui siti delle compagnie aeree o degli aeroporti stessi. Anche in questo caso il noleggio diretto con la compagnia può essere una soluzione più affidabile in caso di sinistro, ma potrebbe costarti un pochino di più. Considera che il noleggio auto con ritiro e consegna in luoghi diversi (drop-off) ha un costo di servizio.
  • Trasporti Locali: se visiti una città grande potrebbe essere utile prevedere l’utilizzo del trasporto locale (bus/metro) e in questo caso valuta i costi di una card a giorni oppure dei biglietti di corsa semplice che pensi di utilizzare. Un modo alternativo per muoversi in città potrebbe essere quello di utilizzare, dove è possibile, il noleggio delle biciclette. Esistono diversi servizi dotati di app che lo prevedono.
  • Auto propria: se pensi di utilizzare la tua auto per il viaggio, prevedi i costi del carburante, dei pedaggi autostradali e degli eventuali parcheggi.
• Pernottamenti
  • Hotel: inserisci le voci di costo degli hotel che pensi di utilizzare andando a preventivarle mediante una ricerca sul web. Puoi utilizzare i classici portali per ricerche complessive come Booking ma ti consiglio poi di prenotare direttamente sul sito dell’albergo per avere maggiori agevolazioni. Considera l’eventualità di iscriverti ai programmi fedeltà di qualche catena per usufruire dei loro servizi, accumulando punti.
    Noi ad esempio siamo iscritti al programma di Marriott Bonvoy, Hilton Honors, All Accord Live LimitLess che sono completamente gratuiti e hanno proprietà in molte destinazioni del mondo.
  • Affitto case/appartamenti: in alternativa agli hotel puoi sempre decidere per l’affitto, specialmente se ti fermi più giorni in una stessa località. In questo caso puoi usufruire sempre dei vari portali come Booking selezionando Appartamenti/Case nei filtri di ricerca oppure affidarti a portali specializzati come AirBnB
• VISITE: questa sezione si popola mano a mano he definisci le attività che vuoi fare in loco. Ogni volta che definisci una visita ad un museo o ad un sito storico, oppure prevedi di partecipare ad un’esperienza, inserisci il costo del biglietto diviso in intero/ridotto a seconda della composizione del tuo gruppo di viaggio ed indica anche la data prevista per l’attività per avere maggior controllo e non confonderti quando vai ad effettuare l’acquisto vero e proprio
• MANGIARE E BERE: Per preventivare questa voce di spesa, puoi ipotizzare di spendere una cifra base per ognuno dei pasti principali: colazione, pranzo e cena, e moltiplicarla per il numero di giorni/notti del tuo viaggio. Ad esempio ipotizziamo di spendere 5 euro per la colazione con cornetto e cappuccino, 20 euro per il pranzo con panino e bibita, e 50 euro per la cena. Avrai quindi una spesa giornaliera di 75 euro da moltiplicare per il numero di giorni completi, oppure puoi dividere pranzi e cene in due voci sperate qualora il numero dei pasti dia diverso, perché ad esempio il primo giorno di viaggio non prevede il pranzo e/o l’ultimo giorno non prevede la cena.

Le singole voci di calcolo, impilate su una stessa colonna, andranno sommate per comporre il budget necessario per il tuo viaggio.
Il gioco è fatto.
Qualora il tuo preventivo sfori il budget che avevi immaginato inizialmente, con la visione complessiva delle spese puoi facilmente andare a capire su quali elementi puoi pensare di risparmiare, andando a fissare una spesa massima per quella voce.